Un plan d’événement est un guide pour toutes les composantes de votre événement.
Il coordonne ces éléments par rapport aux buts et objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps), ainsi qu’un calendrier. Pour identifier votre chronologie, nous vous recommandons de travailler en arrière à partir de la date de votre événement (un calendrier de travail !).
Votre plan d’événement vous aide à rester sur la bonne voie et peut vous servir d’étoile polaire pendant que vous vous préparez pour le jour de votre événement. Quelle que soit la taille de votre événement, un bon plan couvre les mêmes éléments essentiels, que nous aborderons dans la section suivante.
Quelles sont les principales caractéristiques d’un plan d’événement ?
Voici une vidéo concernant les outils de gestion efficaces que vous pouvez utiliser :
Votre plan d’événement doit couvrir des buts et objectifs de l’événement, des rôles et responsabilités individuels, des bénévoles et formation des bénévoles, un budget, une date de l’évènement, un plan directeur de l’événement , un lieu de l’événement, un logiciel événementiel, une image de marque de l’événement, des conférenciers et invités spéciaux, des partenariats et commandites, un plan promotionnel, publicitaire, marketing et publicitaire et le processus du jour et enfin les informations sur le fournisseur.
Les étapes pour créer un plan d’événement complet
La toute première étape de la planification de votre événement consiste à établir des buts et des objectifs tangibles. Commencez par vous demander pourquoi organisez-vous cet événement et qu’espérez-vous réaliser ; si vous connaissez les objectifs clés de votre organisation avant de planifier, vous pouvez vous assurer que chaque partie de votre événement est optimisée pour le succès.
Vous essayez de faire connaître une cause, ou de collecter un montant prédéterminé de dons pour votre prochain projet ? Espérez-vous attirer 50 ou 500 invités ? Fixer un objectif avec des indicateurs de réussite quantifiables permettra à votre équipe de s’assurer que vous les atteignez plus facilement. Mieux encore, découvrez ce qui se passe si vous atteignez, dépassez ou manquez votre objectif.